Privacy beleid Scouting De Geuzen Alkmaar

Scouting De Geuzen in Alkmaar verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren.

Privacy statement

In het privacy statement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting De Geuzen Alkmaar via ledenadministratiesysteem Scouts Online van Scouting Nederland. Het privacy statement is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.

Lidmaatschapsregistratie

De lidmaatschapsregistratie verloopt via het papieren inschrijfformulier. Dit ingevulde formulier wordt door de groepssecretaris of de aangewezen gegevensbeheerder bewaard. Alleen zij hebben inzicht in deze gegevens. Zodra het lidmaatschap effectief wordt, worden de gegevens geregistreerd in Scouts Online en wordt het inschrijfformulier vernietigd. Voor Scouts Online kan je het privacy statement vinden op: www.scouting.nl/privacy.

Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen

Scouting De Geuzen Alkmaar hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier / -vragenlijst die per activiteit op papier dient te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers. De ingeleverde vragenlijsten worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten ruimte en niet digitaal geregistreerd. De vragenlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak als genoemd op het formulier. Het formulier wordt direct na afloop van de activiteit vernietigd.

Relevante gezondheidsinformatie opkomsten

In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. Scouting De Geuzen mag deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ niet registreren, maar wijst ouders/verzorgers bij lidmaatschap registratie op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het leidingteam. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.

Registratie activiteiten

Voor (groeps)activiteiten en kampen kan gebruik gemaakt worden van een papieren registratieformulier. Er worden geen herleidbare persoonsgegevens geregistreerd.

Financiële gegevens

Om de financiële administratie te voeren ontvangen de leden 1x per jaar een e-mail op het in Scouts Online geregistreerde e-mailadres. Voor Scouts Online staat het privacy statement op www.scouting.nl/privacy. De penningmeester van De Geuzen heeft inzicht in de financiële gegevens.

Contactlijsten

Iedere speltak heeft de beschikking over een fysieke lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders. In geval van nood kan de begeleiding ouders van de jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak en worden in een afgesloten ruimte bewaard. De contactlijsten worden na afloop van een seizoen vernietigd.

Online media

Scouting De Geuzen Alkmaar kan gebruik maken van een e-mailnieuwsbrief waarin relevante lidmaatschaps informatie wordt gedeeld. Alle leden ontvangen deze nieuwsbrief op het opgegeven e-mailadres bij lidmaatschap registratie. Er is mogelijkheid voor een OPT-Out.
Op www.de-geuzen.nl en www.scoutinggroepdegeuzen.nl worden cookies gebruikt voor het functioneren van de website en het meten van bezoekersstromen (analytics). Hiervoor is een melding met meer informatie beschikbaar op de website.

Beeldmateriaal

Scouting De Geuzen maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scouting De Geuzen en als herinnering. Bij lidmaatschap registratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Deze toestemming is altijd in te trekken.

Datalekken

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het protocol datalekken verwerkers gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)

Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting De Geuzen binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat (secretaris@de-geuzen.nl). Conform het privacy beleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.